- 08 сентября 2022 10:26
- Новость
Система электронного документооборота: что это и как работает
Лента новостей
Электронный документооборот (ЭДО) предназначен для упрощения и ускорения обмена документами с клиентами, поставщиками, госорганами. Электронный документ представляет собой файл, подписанный с помощью электронной подписи, имеющей юридическую силу. Ведение ЭДО не является обязательным, за исключением некоторых сфер бизнеса (например, продажа алкоголя или маркированных товаров), однако он позволяет значительно сэкономить деньги и время.
Системы электронного документооборота
Электронный документооборот может быть:
-
Внутренний — ведется внутри компании, между сотрудниками и руководством.
-
Внешний — между компанией и контрагентами, партнерами, клиентами, поставщиками.
-
С госорганами — предполагает сдачу отчетности в Пенсионный фонд, ФНС, Росстат.
Документы имеют юридическую силу только в том случае, если подписаны квалифицированной электронной подписью, которую можно получить в Удостоверяющих центрах ФНС. Она гарантирует не только юридическую значимость, но и полную безопасность ЭДО.
Преимущества
Автоматизация делопроизводства позволяет оптимизировать бизнес-процессы и сократить расходы. Преимущества перехода на ЭДО:
-
Увеличение скорости работы с документами. Особенно это актуально для компаний, имеющих филиалы в других регионах или работающих с иногородними контрагентами.
-
Сокращение расходов на бумагу, услуги курьеров и прочих.
-
Отсутствие необходимости оборудовать место для хранения бумажного архива.
-
Автоматическое формирование документов позволяет уменьшить вероятность ошибок.
-
Возможность формировать и подписывать документы из любой точки, где есть доступ в интернет.
-
Полная безопасность. Электронную подпись, в отличие от собственноручной, нельзя подделать.
-
Постоянный контроль над движением документов и их статусом.
Схема работы
В компаниях, которые внедрили ЭДО, все документы изначально формируются в электронном виде. Создав документ, отправитель подписывает его с помощью электронной цифровой подписи, затем отправляет контрагенту, который может принять документ либо отклонить его, указав причину. В случае принятия отправитель получает документ с подписью получателя. При отклонении документа отправитель вносит в него изменения и снова отправляет контрагенту.
Как перейти на ЭДО
Алгоритм действий для перехода на электронный документооборот следующий:
-
Получить квалифицированную электронную подпись.
-
Подключиться к аккредитованному оператору ЭДО.
-
Внедрить систему.
Последний пункт достаточно сложен технически, но с подключением, настройкой процессов и приглашением к ЭДО контрагентов помогут специалисты компании-оператора.
Список банков для ведения ЭДО
Система электронного документооборота позволяет обмениваться документами с банками. Перечислим самые удобные, по мнению пользователей, сервисы.
Сбербанк
-
безлимитный обмен документами;
-
автоматические оповещения о запросах от госорганов;
-
подключение через систему СберБизнес;
-
электронная подпись в подарок.
Промсвязьбанк
-
возможность ведения ЭДО в мобильном приложении;
-
удобный справочник контрагентов с автоматическим заполнением документов;
-
справочник товаров и услуг;
-
возможность получать документы от банка из 1С;
-
автоматическое заполнение акта выполненных работ.
Альфа-Банк
-
возможность ведения ЭДО в мобильном приложении;
-
бесплатная электронная подпись;
-
бесплатный прием документов;
-
работа электронной цифровой подписью без USB-ключей.
ВТБ
-
-
быстрый доступ через сервис «Интернет-Клиент»;
-
возможность подписывать многосторонние договоры;
-
возможность подключения к ЭДО зарплатных проектов и кадрового документооборота.
-
Рекомендуем:
Популярное
Кто из звезд останется играть в “Салавате Юлаеве”?
В Уфе назначили нового вице-мэра
Вкладчики «ПТБ» получили доступ к сейфовым ячейкам. Что будет после ликвидации последнего регионального банка Башкирии?
В Башкирии дефицит бюджета достигнет почти 10 млрд рублей
Власти Башкирии поддержат строительство нового производства ЖБИ
Последние новости