- 03 марта 2020 10:10
- Новость
Ушли в минус? Почему в кафе и столовых уже невозможно жить без автоматизации учета
«Раньше я думал, что мы воруем только сами у себя, — грустно усмехается Михаил, владелец небольшого кафе в спальном районе Москвы. — Оказалось, еще и по невнимательности разбрасываем деньги направо и налево».
Это была шутка на грани отчаяния: Михаил обнаружил, что его кафе ежемесячно теряет около 15% прибыли только из-за неточного учета продуктов. Перерасход сырья, ошибки в расчетах себестоимости блюд, списания продуктов, срок годности которых истек слишком быстро — таких примеров десятки, и каждый из них бьет по бизнесу куда больнее, чем кажется на первый взгляд.
Подобные истории типичны для малого и среднего общепита. Ручной учет продуктов, знакомый многим заведениям еще с советских времен, сегодня становится дорогой и неэффективной роскошью. Если раньше было допустимо сверять запасы на глазок, сегодня каждая бутылка масла или упаковка кофе, неучтенная или забытая на складе, превращается в реальные денежные потери.
Проблема осложняется тем, что мелкие заведения привыкли относиться к автоматизации как к чему-то «из другой жизни». Им кажется, что сложные системы учета продуктов предназначены для больших ресторанных сетей, а маленькому кафе или столовой можно обойтись блокнотом и калькулятором. Но это опасное заблуждение: именно небольшим заведениям, с их ограниченными ресурсами и жесткой конкуренцией, автоматизация учета может принести максимальную пользу.
Решением становится программа для учета продуктов в кафе, которая помогает перейти от ручных записей к прозрачной и точной системе контроля запасов. Что она дает на практике? Во-первых, точность в учете и оперативность в принятии решений. Современные программы мгновенно фиксируют, сколько продуктов пришло на склад, сколько потрачено на кухне, и что пора дозаказать. Теперь не нужно ломать голову над тем, хватит ли ингредиентов на завтра, или нервничать из-за очередного списания испорченных продуктов.
Один из ярких примеров — маленькая сеть столовых в Санкт-Петербурге. Владелица сети, Анна, жаловалась, что раньше у нее ежемесячно выбрасывалось до 20% закупленных овощей и мяса из-за несвоевременных заказов и ошибок в прогнозах. Внедрив систему автоматизации, она снизила потери в три раза за первые же три месяца работы. Программа стала сама рассчитывать точный объем закупок на основе анализа предыдущих периодов, а сотрудники перестали терять время на рутинные пересчеты и занялись непосредственными обязанностями — обслуживанием клиентов и приготовлением еды.
Еще одна важная деталь: современные программы легко интегрируются с кассовыми аппаратами и POS-системами. Все данные о продажах и затратах поступают в единую систему, и в любой момент можно понять реальную рентабельность каждого блюда в меню. Если вдруг становится очевидным, что фирменный бургер больше «ест» прибыли, чем приносит, его рецепт можно оперативно пересмотреть или вовсе убрать из меню.
Внедрение автоматизации полезно не только с экономической точки зрения, но и в плане управления персоналом. Сотрудники, избавленные от монотонной работы, охотнее вовлекаются в процесс, а интуитивно понятный интерфейс программ сокращает период адаптации и сводит на нет сопротивление новшествам.
Что касается выбора конкретной системы учета, то здесь важно учитывать несколько ключевых факторов. Во-первых, обратите внимание на функционал программы: она должна включать не только базовый учет остатков, но и продвинутые возможности аналитики, составления калькуляций блюд и прогнозирования закупок. Во-вторых, обязательна простота внедрения и использования. Идеальный вариант — это когда сотрудник за неделю осваивает систему и забывает, каково это — считать все вручную.
Также не стоит забывать о технической поддержке и русскоязычной адаптации системы. Некоторые владельцы кафе до сих пор мучаются с иностранными программами, не приспособленными к российским реалиям — и это серьезная ошибка. Хороший софт должен «говорить» с пользователем на одном языке, не заставляя того погружаться в тонкости IT-сленга.
Отдельного внимания заслуживают небольшие региональные заведения, которые благодаря автоматизации совершили настоящий прорыв. Например, кафе «Уютный уголок» в Новосибирске за полгода увеличило маржинальность своих блюд почти на треть, лишь потому, что стало лучше контролировать свои расходы и перестало закупать лишние продукты.
Таким образом, автоматизация учета продуктов в кафе и столовых — не прихоть и не модная тенденция, а объективная необходимость. Даже если ваше заведение не готово к масштабным изменениям, стоит сделать хотя бы первый шаг — ознакомиться с демо-версиями программ, провести консультации с поставщиками решений, попробовать тестовый период. Уже через несколько недель вы сами заметите, насколько легче стало контролировать бизнес, когда цифры всегда на виду, а неприятных сюрпризов становится все меньше.
И пусть вы не станете за одну ночь гигантом ресторанного бизнеса, зато перестанете терять деньги там, где этого можно легко избежать. Спросите себя, готовы ли вы еще один месяц нести убытки, которые можно было бы предотвратить простым внедрением автоматизированной системы? Ответ очевиден: время действовать!
Рекомендуем:
Популярное
Народный артист Башкирии Ильдар Абдразаков станет наставником шоу «Голос»
Эксперты рассказали, как «Салават Юлаев» выступит в плей офф чемпионата
В Башкирии в 2026 году резко увеличат финансирование спорта
Для курьеров могут ввести обязательную лицензию. Также планируется создание специального реестра
Экс-проректор УУНиТ получил пять лет колонии
Последние новости